La importancia de la OT en la viabilidad de la empresa

Primero me gustaría aclarar, que para mí la Organización del Trabajo (OT) no es solo importante cuando se habla de viabilidad de la empresa, o cuando se está en época de crisis, sino cuando se habla de empresa, con o sin problemas de viabilidad, de refinanciación, de mercados, o concursadas, etc. Es decir la empresa, necesita sin duda alguna de la OT. Y en mi opinión esto sigue siendo una asignatura pendiente, que intentare desarrollar en este artículo para su debate. Por lo tanto la primera afirmación que pongo encima de la mesa para su debate, es la siguiente: La utilización adecuada de la organización del trabajo en la empresa, entre otras, es una medida preventiva muy eficaz, y que tenemos la obligación de mantener de forma constante, tanto en épocas de crisis, como en épocas de bonanza.

¿Hemos aprendido o estamos aprendiendo algo de esta crisis? Creo sí, que algo hemos aprendido y estamos aprendiendo todos. Por un lado, hemos aprendido a conocer términos, debido al rescate que en discursos y en medios de comunicación se escuchan con mucha frecuencia, tales como productividad, competitividad, viabilidad, valor añadido, etc. Estos términos y otros muchos, no son nuevos, ya empezaron a sonar de forma más frecuente, sobre todo desde la incorporación de España en la CEE.

El ingreso de España en la CEE, provoco una necesaria influencia en las empresas. Se empiezan a asumir directivas europeas en nuestra legislación española.  La apertura de las fronteras hace que nuestros productos puedan introducirse en mayores cantidades en Europa y resto del mundo. Las exigencias legislativas por un lado y las exigencias de los mercados y de los consumidores, por otro, hacen que los productos tengan que cumplir de forma obligatoria con unas calidades determinadas y requisitos, esto provoca cambios en los sistemas de producción.

Ya no se lleva el fabricar una sola referencia, sino muchas, los pedidos en las empresas ya no son masivos, son más pequeños y variados, los stocks  ya no son productivo, se gana espacio y se concluye que no son tan rentables.

Los clientes reclaman mucha más calidad, variedad y un servicio más puntual y más eficiente, los procesos productivos cambian de forma radical, se busca mas la especialización, la competitividad y la calidad son fundamentales para sobre vivir y la formación de los trabajadores empieza a ser de vital importancia.

Es posible que el término que más haya sonado en el tiempo, sea el de competitividad. Esto lo que significa es que de alguna manera la competitividad siempre ha estado presente en las empresas. Sin embargo el termino viabilidad, es un término que su uso es más frecuente en épocas de crisis como la actual.

La crisis ha servido para que nos familiaricemos con terminologías de empresa y términos económicos de alguna forma la crisis nos ha culturizado y agudizado el ingenio.

Opino que a las crisis hay que esperarlas como se espera a un temporal. Comentarios trasnochados: “yo no me lo esperaba”, “pensaba que esto no era nada”, “parecía que iba a durar poco”, etc., fueron síntomas de relajación y poca previsión de futuro.

Creo que todos sabemos que las crisis son cíclicas y que hay indicadores más que suficientes para saber con cierta exactitud que hay que guardar las ovejas cuando viene el lobo. Incluso indicadores en el interno.

Una de las cosas que he aprendido, es que muchas empresas de diversos sectores, no estaban preparadas para soportar vientos fuertes, y a consecuencia de esos vientos fuertes, unas, se han quedado sin tejado y otras sin tejado y sin paredes.

Y las pruebas han sido claras, se empezó con ERES de suspensión temporal, se siguió con ERES de extinción y estamos terminando con una avalancha de empresas concursadas y cierres de empresa, y por lo tanto con una pérdida de empleo sin precedentes. Por lo que se puede afirmar que teníamos muchas empresas poco solidas, no se hacía nada para esperar y combatir la crisis de forma eficaz, y la medicina preventiva aplicada, era un almax para la acidez, cuando se necesitaba antibiótico para la infección.

Cada mes de enero, una empresa debería tener los datos de cómo ha evolucionado su productividad, con respecto a años anteriores. Análisis de indicador interno esencial, desde mi punto de vista, entre otros.

Y siempre teniendo en cuenta que el volumen de facturación no garantiza ni la existencia de la empresa ni la supervivencia de la misma.

Productos con bajo valor añadido requieren de grandes cantidades de fabricación en unidades, en la mayoría de los casos y dependiendo del proceso de producción, se necesita un número elevado de unidades fabricadas para llegar al punto de inflexión. Sin embargo  productos de mayor valor añadido encuentran el punto de inflexión de forma más rápida y con mucha menos fabricación. Pero en ambos casos la organización del trabajo es fundamental.

Desde 1980 año del Estatuto de los Trabajadores, 1986 entrada de España en la CEE, 1992-1994 pequeña crisis comparada con la actual, 1995 año de la entrada en vigor de la Ley de PRRLL, 2002 entrada del euro, después de todo este tiempo sin duda las empresas españolas han cambiado, pero hay que seguir transformando, innovando y adaptándonos de forma constante. Hay que seguir buscando la excelencia en cuanto al funcionamiento profesional de la empresa, sus procesos productivos; reservas e inversiones que garanticen la supervivencia de la empresa y por lo tanto de los empleos y también la necesaria formación de los trabajadores como medida preventiva entre otras, para hacer frente a la competitividad interna y externa.

Las empresas con sus direcciones por un lado, y los empresarios por otro, deben seguir  anticipándose en sus planes de desarrollo, deben acometer en tiempo y forma las decisiones estratégicas, tácticas y operativas, que harán que el sistema productivo o los servicios, transformen los recursos (inputs), en productos de calidad y precio competitivos (outputs). Se debe pensar en el futuro y en el largo plazo.

Para mí no es admisible, que una empresa no sepa como tiene sus niveles de productividad. Que no conozca cuanto tiempo le cuesta la fabricación de una unidad.

O que desconozca cuál es el valor añadido de su producto.

Muchas veces la falta de esta información básica, ha llevado a empresas a estar vendiendo por debajo del precio de coste durante varios años. Esto no se puede defender como estrategia de empresa en el mercado, podría justificarse de forma puntual, pero su prolongación en el tiempo sin duda terminara con una empresa con problemas o con el cierre de la misma.

La organización del trabajo y más si es participada, ofrece muchas posibilidades preventivas y efectivas que sin duda alguna serviría para minimizar los efectos de una crisis o los efectos de las oscilaciones de los mercados y su efecto en el interno de la empresa.

Tener una buena organización en las líneas de trabajo y los procesos de producción, no solo abaratan los costes, sino que provoca un aumento de la productividad.

Establecer procedimientos de trabajo nos garantiza que el trabajo se haga con exactitud, con calidad y con seguridad.

Conocer los tiempos de fabricación de los productos, hace que mejoremos el servicio y podamos tener una planificación con altos niveles de exactitud.

Conocer los costes de la unidad de fabricación nos sirve para variar los valores añadidos en función de la oferta y la demanda, y saber cuál es nuestro nivel de competitividad en el mercado.

Tener una flexibilidad pactada, nos hace que podamos moldearnos y acoplarnos a las oscilaciones del mercado y a las exigencias de los clientes.

Tener al personal motivado, dando participación, incentivando, y provocando una colaboración gustosa, etc., mejorara nuestras relaciones laborales y la productividad.

Contar con un plan de mantenimiento preventivo, encaminado a proteger la instalación, a cuidarla, nos garantizara un mayor nivel de eficiencia y de aprovechamiento, mas producción, aumento de la productividad, y una fabricación de más calidad.

Todos los temas que les estoy relacionando sobre la organización del trabajo sirven para:

Producir más y mejor. Aumentar la productividad y la calidad. Abaratar costes. Ser más flexibles. Ser más competitivos. Fortalecer la empresa en los mercados. Consolidar la empresa.

Para que cuando soplen vientos fuertes, nuestro tejado no llegue a moverse y a las paredes solo se les vaya el polvo.

Los pilares básicos del sostenimiento de una actividad industrial

El presente documento trata de dar una orientación técnica para la mejora de la actividad de la industria desde el punto de vista de la organización industrial y del trabajo, con el fin de que la empresa pueda mejorar sus resultados, sea más competitiva y pueda sostener o ampliar los niveles de empleo actuales.

Las siguientes recomendaciones son generales, si bien pueden ser aplicables a cualquier empresa, salvaguardando aquellas particularidades que pudieran presentarse, así como la trayectoria histórica de la empresa.

Las medidas planteadas son perfectamente validas independientemente de la situación que se encuentre la empresa, crisis, expediente de regulación de empleo, concursada, (a excepción si se encuentra en fase de liquidación sin posibilidades de continuidad de la actividad). Se parte del criterio principal de un análisis de situaciones anteriores como punto de partida donde a partir de los mismos, se puedan planificar estrategias que sean determinantes a la hora de actuar en la eficiencia productiva, mejora de costes, organización del trabajo, productividad, calidad y participación.

Establecer unos objetivos y unas metas es esencial para el éxito de una empresa. Y se debe establecer un camino a seguir que debe servir como fuente de motivación. Pero orientarse a los objetivos empresariales no siempre es fácil, la falta de motivación, la existencia de elementos de distracción o bien la poca competencia puede ir en contra de los objetivos trazados por la empresa. La mayoría de los trabajadores, mandos y directivos realizan esfuerzos y trabajan muchas horas pero no siempre logran las metas esperadas, debido a las tres cuestiones mencionadas.

La productividad. Entendida como la relación de lo producido con respecto a los recursos utilizados, o bien como el resultado de las acciones que se deben llevar a término para conseguir los objetivos de la empresa y un buen ambiente laboral, teniendo en cuenta la relación entre los recursos que se invierten para alcanzar los objetivos y los resultados de los mismos. La productividad es la solución empresarial con más relevancia para obtener ganancias y crecimiento.

Para lograr una buena productividad empresarial es imprescindible una buena gestión de empresa, la cual engloba un conjunto de técnicas que se aplican directamente en la actividad de cualquier proceso. El objetivo de dicha gestión es mejorar la productividad, sostenibilidad y competitividad, garantizando la viabilidad de la empresa.

Para poder lograrlo se debe conocer primero cual es el proceso más crítico y así poder atajarlo de forma inmediata.

Lo peor para la productividad empresarial es un jefe que asume todas las funciones. No hay mejor jefe que aquel que sabe delegar las tareas en las personas adecuadas. Y además para mejorar el uso de su tiempo, delegar es esencial, así como fomentar el trabajo en equipo.

La productividad debe estar sujeta a un análisis de un periodo mínimo de 5 años anteriores del momento de la investigación. Para ello es necesario analizar los siguientes datos económicos: El primer análisis de la productividad sectorial debe hacerse con las facturaciones de los años anteriores y su relación con los capítulos económicos más importantes y que tiene una relación directa con los gastos necesarios para el funcionamiento y sostenimiento de la actividad, o funcionamiento del proceso productivo; tales como la facturación, los aprovisionamientos, los servicios externos y el gasto de personal, entre otros, ambos subdesarrollados adecuadamente.

Del análisis de los capítulos económicos enumerados y de la facturación neta observaremos la relación histórica y la evolución de la actividad, así como el comportamiento del valor añadido bruto. Es decir la diferencia entre los ingresos de la facturación y los gastos derivados de la actividad.

“Es de vital importancia que una empresa conozca cuáles son sus costes de producción, el valor añadido de su producto y el margen de beneficio, como medida de competitividad en los mercados, estrategia comercial y planificaciones futuras.”

La segunda parte del análisis de la productividad versaría, en la misma línea de lo comentado pero en este caso con respecto a la producción en unidades o kilos dependiendo del tipo de actividad, con el fin de conocer el valor del coste del producto terminado.

Y la tercera correspondería al análisis de las partes de los procesos productivos, desde el inicio del mismo hasta su almacenamiento o expedición, de forma que se pueda conocer la trayectoria de los gastos sectorizados, de la productividad sectorial de las distintas partes del proceso, el valor del coste de producto en cada fase de fabricación, y la repercusión del valor añadido sectorizado, como forma de atajar aquellos desfases que se pudieran producir.

La calidad. Las brutales competencias de los mercados derivadas de la globalización, obligan a las empresas a una búsqueda de la calidad total, de la excelencia, o de la mejora continua, que sin duda debe ser otra máxima de obligado cumplimiento de las direcciones de las empresas, ofertando un nivel de compromiso adecuado con el fin garantizar una competitividad y un posicionamiento en el mercado de la oferta y la demanda.

Los productos fabricados deben cubrir las expectativas de los clientes. En este sentido volvemos a la necesidad de la sectorización de las distintas fases del proceso de producción.

En los mismos deben establecerse los controles oportunos de forma y manera que se cumplan dos objetivos primordiales: El rechazo y recuperación siempre que sea posible del producto, y la garantía de que el producto sea eliminado del proceso lo antes posible como medida preventiva de ahorro de costes derivados de la no-calidad.

Por lo tanto en los análisis mencionados, otro aspecto de vital importancia es conocer con la máxima exactitud los posibles costes de la no-calidad, que sin duda nos servirán como guía para poder corregir aquellas partes del proceso desviadas o susceptibles de ser mejoradas.

El establecimiento de procedimientos y métodos de trabajo donde se recojan las descripciones exactas de cómo proceder, así como los aspectos que influyen en la calidad del proceso y las medidas preventivas en materia de seguridad, serán otros elementos que sin duda mejoraran los resultados.

La eliminación de estos costes dará como fruto inmediato el abaratamiento de costes del producto, aumento de la productividad y mejora del valor añadido.

En este sentido la formación y la implicación de los trabajadores juegan un papel muy importante.

Los objetivos de calidad de una empresa deben establecerse de forma lógica por las direcciones de las empresas, concretos, mesurables y realistas, nunca deben establecerse objetivos inalcanzables, ya que esto produciría un efecto totalmente contrario al que se pretende con este documento orientativo. Por lo tanto deben ofrecerse las herramientas y condiciones necesarias para su cumplimiento.

La mayor parte de los “gurús” de la calidad defienden la necesidad de la implicación total de los empleados en la toma de decisiones (“total involvement”) (Deming, 1982; Feigenbaum, 1983; Ishikawa, 1985;Oakland, 1989).

Esta estrategia debe ser acompasada con la participación del cliente final, donde a través de mecanismos oportunos, se busque la implicación, satisfacción del cliente y el conocimiento de sus expectativas y necesidades.

En definitiva podemos hablar de dos tipos de calidades, la interna y la externa, la interna es la referida al proceso de producción y la externa es la que se ofrece al mercado y a los clientes finales.

Obviamente estamos refiriéndonos al liderazgo interno y externo.

Pero no podemos olvidarnos de las que las mejoras tecnológicas mejoran los resultados y con ello se aumenta la productividad y la calidad de la empresa. Las empresas deben ser cada vez más competitivas y para ello necesitan innovar utilizando nuevas tecnologías, invirtiendo en procesos de producción que nos ayudarán a aumentar la productividad y la calidad.

Además estas herramientas son claves para ayudarnos a deshacernos de los procesos que no aportan valor. Tenemos que crear herramientas de trabajo para que cualquier persona sepa las tareas que debe realizar, cuándo y cómo.

La mejora continua es la única forma de alcanzar la excelencia. Esta debe proyectarse en todos los campos de la empresa. Mejorar los resultados es una labor costosa sujeta a un proceso progresivo en constante avance, donde los retos deben ser infinitos. Para ello hay que dotar a los departamentos de mejora continua y a los responsables de las herramientas adecuadas para la consecución de los objetivos. Este tipo de intervención deben tomarse en la empresa como algo natural, normal y de práctica diaria, no pueden haber excepciones, cortes o paralización temporales de la mejora continua, ya que esto provocara retrocesos, pérdidas de tiempo y gastos innecesarios, es decir un estancamiento en la gestión.

La mejora continua es la filosofía de la empresa, con la participación activa de todas las personas de la misma, es un grave error no aprovechar la experiencia y las capacidades de las personas de la empresa. “Lo de unos piensan y otros trabajan”, ha pasado a mejor vida.

La participación dentro de la empresa. La correcta recopilación de datos de la empresa y su tratamiento, es una cuestión necesaria, que debe ser apoyada por otra fuente de información vital, la que aportan los trabajadores a través de su conocimiento y experiencia en el desarrollo de su trabajo. Por regla general este filón de información no suele utilizarse adecuadamente, porque desgraciadamente, aun se entiende que los recursos humanos de una empresa están exclusivamente al servicio de la misma, para ejecutar las órdenes de la dirección sin posibilidad de opinión.

La ruptura de estas formas requiere la instauración de mecanismos de participación adecuados, donde los trabajadores y trabajadores puedan expresar libremente sus opiniones y plantear propuestas y mejoras.

Para ello se deben tener claros los valores dentro de la organización empresarial, lo cual permitirá que los equipos puedan comunicarse y trabajar mejor, generando motivación interna y con ello el aumento de la productividad correspondiente. Si te rodean buenos colaboradores y trabajas cordialmente con ellos los resultados que lograras serán siempre mejores. Además si se trabaja en equipo se mejora el esfuerzo individual.

La empresa debe orientar y dar a conocer su cultura con total transparencia, de forma que cada trabajador se sienta protagonista de su puesto de trabajo, y tenga información de la importancia de su trabajo, y que su colaboración y su desarrollo en el proceso, afecta directamente a un producto que terminara en manos de un cliente que lo está demandando. Es decir debe hacerse protagonista que la satisfacción del cliente final es consecuencia de su aportación a través de su trabajo en la parte del proceso que corresponda.

En definitiva la participación en el seno de la empresa desarrollada por la dirección de marcarse como objetivo que los trabajadores se sientan orgullosos de pertenecer a la misma, a la vez que se sientan también plenamente integrados y reconocidos. Si los trabajadores tienen información suficiente sobre la situación de la empresa, sus necesidades, sus dificultades, sus proyectos de futuro, podrán asumir con total naturalidad lo que se espera de ellos en el desarrollo del trabajo.

Esto acompañado de una buena política de RR.HH, en general y de planes de formación adecuados, nos puede garantizar una predisposición y profesionalización de los trabajadores y trabajadoras, donde casi de forma automática se abren las puertas de la flexibilidad y la polivalencia, elementos estos que garantizan una mejor y mayor productividad y calidad del producto.

Potenciar medidas de conciliación y flexibilidad laboral es importantísimo para incrementar la motivación de los empleados. Un empleado descontento es un empleado poco productivo.

La conciliación de la vida laboral y familiar afecta tanto a hombres como a mujeres pero aun hay grandes diferencias entre ambos. Buscar el equilibrio sería lo perfecto. Además las empresas que concilian ven reducido su absentismo laboral en un 30%.

“La empresa tiene que hacerse responsable de la gestión de la carrera profesional de todos los empleados”.

Sin duda estos esfuerzos compartidos entre dirección y trabajadores a través de sus representaciones legales, deben ser acompañados por sistemas de incentivación adecuados, como elemento motivador. Este tipo de políticas contribuyen a la creación de un clima laboral excelente.

La incentivación no es solo cuestión de dinero. Para una empresa es muy importante incentivar la creatividad para lograr unos objetivos de innovación y producir cambios en la empresa que hagan aumentar la productividad empresarial. Hemos de pensar que hoy en día la creatividad es un requisito indispensable para la supervivencia de cualquier empresa, que nos permite asegurar una posición competitiva en el mercado y hacer frente a los constantes cambios del mismo.

Mercadeo, mercadotecnia, comercialización, son términos asimilados al marketing. La política comercial de una empresa debe estar basada en el análisis de un mercado y sus necesidades, la calidad, la logística y el servicio, deben estar encaminados al segmento adecuado donde haya nichos de mercados para nuestros productos.

Es fundamental conocer también la satisfacción de nuestros clientes finales de forma directa más allá de la información que nos pueda aportar la red comercial. Nuestro cliente final es una fuente de información muy importante ya que nos indica sus necesidades y por lo tanto la parte principal de las características de los productos que nos demanda.

Calidad precio y servicio, suelen ser conceptos atractivos para ellos, donde se garantizara la fidelización de los actuales, estableciendo la correspondiente comunicación, a si como la captura de nuevos clientes.

Sin duda, la facturación o las ventas tienen una incidencia directa en la economía de la empresa, dado la fuente de ingresos, pero estas ventas o facturaciones deben estar sujetas a unos márgenes adecuados que nos garanticen un valor añadido positivo en función de los costes de fabricación.